Jeżeli obserwujesz, że atmosfera w pracy się psuje, lub gdy sytuacja jest już napięta, jak najszybciej podejmij konkretne działania by ją poprawić. Oto wskazówki dla liderów, którzy chcą odważnie przewodzić i świadomie dbać o atmosferę w pracy i relacje w zespole.
Atmosfera w pracy wpływa na relacje pomiędzy pracownikami, zaangażowanie w wykonywane zajęcie, efektywność działań. Dobra, przyjazna atmosfera miejsca pracy sprawia, że wzrasta zadowolenie, ludzie identyfikują się z organizacją, zespół osiąga wysokie wyniki.
Poniżej przedstawiam listę 15 prostych sposobów, które skutecznie poprawiają atmosferę w pracy. W dalszej części artykułu znajdziesz szczegółowe porady i wskazówki jak rozwiązywać konflikty, usprawnić komunikację wewnątrz grupy, zwiększyć satysfakcję z współpracy w zespole.
1. Wprowadź otwartą komunikację
Otwarta komunikacja – to taka, w której ludzie, mogą wypowiedzieć na głos swoje zdanie, bez obawy o ocenę i krytykę, wyrazić szczerze swoje potrzeby i uczucia. Otwarta komunikacja to podstawa dobrej współpracy w zespole.
Jak wprowadzić otwartą komunikację?
Zacznij od przyjrzenia się jak obecnie wyglądają rozmowy w waszym teamie. Często jest tak, że nawykowo stosujemy komunikaty i wyrażenia oceniające postawy i poglądy innych ludzi. Takie komunikaty utrudniają porozumienie, zmniejszają zaufanie, prowadzą do konfliktów. Jeżeli widzisz taki sposób komunikacji w zespole spróbuj zamiast ocen zastosować obserwacje.
Jak rozróżnić obserwacje od ocen?
Pomocny będzie „test kamery”, po prostu wyobraź sobie, że stoisz za kamerą. Kamera odtwarza obraz rzeczywistości, zapisuje fakty, pozwala dokładnie zacytować daną wypowiedź. Obserwacja to odpowiedź na pytanie „co widzę”, „co słyszę”, „co dosłownie osoba powiedziała”. W języku obserwacji skupiamy się na opisie wydarzeń, nie interpretujemy danego zachowania, sytuacji.
Nasz mózg automatycznie kategoryzuje i ocenia, stąd przejście od komunikowania ocen do komunikowania obserwacji bywa dużym wyzwaniem, gdyż wymaga nowego sposobu myślenia.
Zespoły, które zrezygnowały z oceniania na rzecz obserwacji nie tworzą podgrup, wrogich obozów. Lepiej się komunikują, sprawniej wykonują zadania, współtworzą przyjazne środowisko pracy.
2. Regularnie słuchaj głosu swoich pracowników
Stwórz przestrzeń do rozmowy i posłuchaj co mają do powiedzenia członkowie twojego zespołu. Postaraj się organizować stałe zebrania, choćby nawet i krótkie, podczas których ludzie będą mogli się zobaczyć, wypowiedzieć i przedstawić swoje zdanie. Podczas spotkań zadbaj, aby każdy głos został wysłuchany i wzięty pod uwagę.
3. Sprawiedliwie i szybko rozwiązuj sytuacje konfliktowe
Konflikty są nieodłączną częścią życia człowieka i naturalnie zdarzają się w najbardziej na świecie zgranych zespołach. Często spoglądamy na konflikt jako coś trudnego, co zabiera nam czas i energię. „Zamiatamy je pod dywan”, przemilczamy, nie chcąc się nimi zajmować, trudno zobaczyć nam w konflikcie możliwość rozwoju.
Strategia unikania konfliktu, trudnych emocji nie przynosi nic dobrego. Konflikt dalej jest, tylko staje się utajony i nawet jeżeli dotyczy tylko dwóch osób, pogarsza się atmosfera w całym zespole. Rozwiązanie konfliktu we wczesnej fazie rozwoju zmniejszy napięcie, pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
Najczęstszym sposobem rozwiązania konfliktu jest poszukiwanie kompromisu. Tymczasem kompromis wcale nie jest sprawiedliwym rozwiązaniem, zakłada, że każda ze stron konfliktu odpuszcza i w rezultacie żadna ze stron nie dostaje tego czego chce. W języku polskim funkcjonuje zwrot „zgniły kompromis”, który obrazuje, że nie jest to dobra metoda.
Zachęcam cię do zmiany spojrzenia na konflikt.
Zobacz dyskusję, różnicę zdań, wartości i przyjmij sprawdzone, przez mediatorów wojennych, założenie, że każdy konflikt można rozwiązać w sposób satysfakcjonujący wszystkich.
Kiedy porzucamy strategię walki, gdzie ktoś musi wygrać, inny przegrać (win-lose), na korzyść porozumienia i współpracy, zaczynamy szukać rozwiązań wygrany-wygrany (win-win). Sprawiedliwe jest zatem znalezienie rozwiązania na zasadzie konsensusu, czyli takiego, które jest korzystne dla wszystkich stron.
4. Okazuj współpracownikom życzliwość
Życzliwość to drobne, miłe gesty, serdeczny uśmiech, troska i chęć niesienia pomocy. Życzliwe nastawienie kształtuje pozytywne relacje w zespole, zachęca do wzajemnego zrozumienia, buduje poczucie solidarności. Atmosfera wzajemnej życzliwości sprawia, że odczuwamy satysfakcję z przynależności do zespołu i zaangażowaniem wykonujemy swoje zadania.
5. Bądź pomocna(y)
Bycie pomocnym to postawa otwartości, służenie swoją wiedzą, doświadczeniem, spojrzeniem z boku.
Bycia pomocnym nie należy rozumieć jako wyręczania w wykonywanych zadaniach. Daj jasny przekaz swoim współpracownikom, że w razie wystąpienia trudności, złożonych problemów, mogą zgłosić się do ciebie po pomoc. Wysyłając komunikat „możesz na mnie liczyć” przekazujesz, że „jesteśmy w tym razem”.
Staraj się nie dawać gotowych rad, szukajcie wspólnie rozwiązań, otwieraj (się) na różne pomysły.
6. Jasno wyznaczaj obowiązki i zadania
Jasne wytyczne co do wyznaczonego celu, zadań i oczekiwanych rezultatów to właściwy punkt startu dla każdego projektu. Przewidywalność, bezpieczeństwo i wsparcie to baza dla …. kreatywności i innowacyjności.
Zadbaj aby twoi współpracownicy mieli jak najwięcej wiedzy i jasności co do tego czym mają się zająć.
Czas poświęcony na dokładne wyjaśnienia, to czas zaoszczędzony na poprawkach i nieporozumieniach.
Skłaniaj zespół do zadawania pytań, staraj się przełamywać obawy, ośmielaj. Im więcej pytań, tym bardziej szczegółowe odpowiedzi i większa jasność
7. Wspieraj swoich pracowników
Staraj się być mentorem nie omnibusem. Udzielając wskazówek, zachęcaj do samodzielnego działania i podejmowania inicjatywy. Twoim zadaniem jako lidera jest rozbudzenie w ludziach zaangażowania i skłonienie ich do przyjęcia odpowiedzialności za swoje działania.
Bardzo ważną kwestią, którą poddaj refleksji, jest to, czy jesteś gotowa(y) na porażki? Czy osoby z twojego zespołu mogą popełniać błędy? Czy ty możesz popełniać błędy?
Bez akceptacji dla porażki i pielęgnowania zaufania, nie ma miejsca na podejmowanie inicjatywy i ryzyka.
Spróbuj przyjąć perspektywę, że w pracy jak w sporcie, sukcesy przeplatają się z porażkami.
Jeżeli chcesz by osoby w twoim zespole wykazywały się samodzielnością i kreatywnością, wspieraj je w niepowodzeniach, nie obwiniaj, nie zawstydzaj. Niech rozmowa z tobą będzie ulgą w trudnej sytuacji, dodawaj skrzydeł – stosuj komunikaty, w których dasz rozmówcy motywację i siłę do dalszego działania.
8. Doceniaj pracę wykonaną przez współpracowników
Dziękuję to słowo, które ma duże znaczenie we współpracy. To najprostszy sposób na wyrażenie wdzięczności, szacunku i docenienia. Zauważaj dobrze wykonane zadania, włożony w wykonanie pracy wysiłek. Daj również swoim współpracownikom informację zwrotną za co dziękujesz.
Udzielenie wartościowej informacji zwrotnej sprzyja rozwojowi i zaangażowaniu pracowników.
Brene Brown, amerykańska profesorka, wykładowczyni Uniwersytetu w Houston, zajmująca się tematyką przywództwa, odwagi, empatii, wrażliwości i wstydu, autorka 5 bestsellerów w tym m.in.: „Odwaga w przywództwie”, „Dary niedoskonałości” wskazuje aby udzielając informacji zwrotnej w pierwszej kolejności przyjrzeć się atutom osoby, z którą rozmawiamy.
Skierowanie uwagi na mocne strony osoby, kieruje ją do sięgnięcia do tych zasobów, podczas mierzenia się z różnymi wyzwaniami. W książce „Z wielką odwagą” B.Brown daje wskazówki jak udzielać informacji zwrotnej po zrealizowanym zadaniu. Proponuje by w komunikacie „wyodrębnić trzy widoczne zalety i jedną cechę stanowiącą pole do dalszego rozwoju.”
Wyodrębnij trzy widoczne zalety i jedną cechę stanowiącą pole do dalszego rozwoju.
Brene Brown
9. Traktuj wszystkich równo
Kodeks pracy zobowiązuje nas do równościowego traktowania wszystkich pracowników i niedyskryminowania we wszystkich obszarach życia zawodowego.
Tutaj zwracam twoją uwagę na powstrzymanie się od faworyzowania określonych grup/osób. W zespołach, w których lider faworyzuje część pracowników, u pozostałych osób pojawia się poczucie niesprawiedliwości, bezsilność, irytacja i zniechęcenie.
10. Bądź osobą godną zaufania
Zaufanie buduje się latami, ale można je stracić w jednej chwili. Tworzenie relacji opartej na zaufaniu to proces, który nigdy się nie kończy. Staraj się własnym przykładem stanowić wzór wartości do których jako zespół/ organizacja aspirujecie.
11. Stawiaj na współdziałanie
Twórz środowisko sprzyjające współpracy. Z pewnością nieraz doświadczyła(e)ś w swojej pracy zjawiska synergii. Tego pozytywnego przepływu, kiedy wykonuje się coś razem, w zespole, a efekt jest zaskakujący wręcz powalający.
Synergia jest wynikiem interakcji pomiędzy osobami, zachodzi, kiedy grupa staje się zespołem, kiedy zgodnie dąży do osiągnięcia wspólnego celu i przyjmuje odpowiedzialność za jego realizację.
Synergia, jest bardzo ożywcza, niesamowite jak to działa! W naszym zespole współdziałanie jest kluczowe, na każdym etapie naszej pracy, korzystamy z mądrości grupy.
12. Nie uczestnicz w plotkowaniu
Plotkowanie to sposób, w jaki mówimy o innych ludziach podczas ich nieobecności. Mówimy najczęściej źle, oceniając, czasem ujawniając intymne szczegóły z życia. Osoba, o której plotkujemy wcześniej czy później dowie się o tym.
Plotkowanie narusza zaufanie wewnątrz zespołu. Starajmy się jak najszybciej usunąć tego rodzaju komunikację z naszej organizacji.
13. Stwarzaj swoim podwładnym możliwość rozwoju
Stymulowanie rozwoju indywidualnej osoby, to doskonalenie się całego zespołu.
Umożliwiaj współpracownikom uczenie się poprzez uczestnictwo w ciekawych zadaniach, zauważaj postępy, wspieraj mocne strony.
14. Zadbaj o szkolenia dla swojego zespołu
Zapytaj swoich współpracowników w jakich szkoleniach chcieliby wziąć udział. Jakie tematy ich interesują, jakie kompetencje chcieliby rozwinąć, co pomogłoby im lepiej wykonywać pracę. Przygotuj listę możliwych szkoleń dla twojego zespołu, wskaż, które są twoim zdaniem ważne dla efektywnej pracy i zależy ci, aby zostały zrealizowane. Daj również możliwość dyskusji i wyboru.
15. Raz na kwartał zorganizuj wspólne wyjście po pracy
Spędźcie jako zespół wspólny czas po pracy. Poszukaj dogodnego terminu, który będzie wszystkim pasował. Omijaj okolice świąt państwowych i wyznaniowych, ferii szkolnych i długich weekendów. Zaplanuj aktywność, bez elementów rywalizacji, a nawet uczenia się nowych rzeczy. Niech będzie niezobowiązująco, wesoło i na luzie.
Podsumowanie
Jeżeli chciał(a)byś zgłębić temat jak lepiej się komunikować w zespole i sprawniej rozwiązywać konflikty polecam Ci poniższe książki i artykuły.
Książki
Brown B., Z wielką odwagą, Warszawa 2013
Fisher R., Ury W., Patton B., Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Warszawa 2013
Rosenberg M., Porozumienie bez przemocy, Warszawa 2016
Artykuły
Wywiad z Brene Brown –tutaj
Powyższa lista, 15 sposobów jak poprawić atmosferę w zespole, jest punktem wyjścia do tworzenia przyjaznego klimatu pracy, budowania pełnych wzajemnego szacunku i zrozumienia relacji, wspierania kreatywności i rozwoju.
Teraz Twoja kolej
Mam nadzieję, że opisałam to wszystko w przystępny dla Ciebie sposób.
Teraz chciałabym od Ciebie usłyszeć: który sposób chcesz najpierw wypróbować?
Czy spróbujesz bardziej doceniać pracę wykonywaną przez pracowników?
A może masz jakiś swój sposób, który byłby na tej liście numerem #16?
Napisz o tym w komentarzu, może uda mi się coś Ci podpowiedzieć.