Jak poprawić efektywność współpracy w zespole? [6 kroków]

  • by
Efektywna współpraca w zespole
Efektywny zespół - korzyści dla całej firmy

Poprawa efektywnej współpracy w zespole przekłada się na wyniki finansowe firmy. Działania w tym zakresie obejmują pracę nad: trwałością, spójnością oraz uwspólnieniem realizowanych celów. 

Efektywny zespół współpracuje skutecznie, osiągając cele w jak najkrótszym czasie, ekonomicznie wykorzystując zasoby, w dobrej atmosferze. Cechuje go trwałość, spójność – działanie we wspólnym interesie oraz jasność, co do realizowanych zadań.

Chcesz wiedzieć jak pracować nad efektywnością współpracy bez wielkich inwestycji i zmian? Wystarczy kilka kroków w codziennej pracy, aby osiągnąć widoczne efekty. Poznaj cechy skutecznych zespołów, przeczytaj w jaki sposób możesz poprawić efektywność w twoim zespole.

Kompetencje efektywnego zespołu

Współpraca w zespole
Efektywny zespół - kluczowe kompetencje

Kluczowe kompetencje efektywnego zespołu​:

– zdolność do otwartego słuchania

– zrozumienie dla różnorodności

– umiejętność wychodzenia poza swój punkt widzenia i myślenia

– elastyczność w myśleniu i działaniu

– odwaga

– empatia

– zaufanie

– umiejętność jasnego precyzowania myśli

– zdolność do powstrzymywania się przed natychmiastowym osądem

– otwartość na inność i na zmianę.

6 kroków do poprawy efektywności współpracy w zespole

Efektywny menedżer
Zwiększ efektywność twojego zespołu

Krok 1: Staraj się budować zespoły różnorodne

Najłatwiej jest stworzyć zespół z ludzi do siebie podobnych. Wszyscy się lubią, rozumieją i czysto teoretycznie „wszystko gra”. Jednak takie jednorodne zespoły rzadko kiedy są w stanie dostarczyć zaskakującej, nowej wartości. Dzieje się tak dlatego, że

innowacyjność powstaje na styku różnorodności.

W jednorodnych zespołach łatwo stracić czujność, wszyscy poklepują się po plecach i mówią sobie jak świetną robotę wykonujemy. Jest to rzecz jasna bardzo miłe, ale też ograniczające w rozwoju i zmniejszające adaptatywność.

Na czym polega siła różnorodności?

Siłę różnorodności podkreśla między innymi filozofia pracy zwinnej Agile, która skuteczność procesów i projektów opiera na zespołach samoorganizujących się i międzyfunkcjonalnych. Badania The Standish Group International wykonane na ponad 10 tysiącach przedsięwzięć pokazało, że projekty realizowane w ten sposób miały 2 razy wyższy wskaźnik zakończenia sukcesem!

Skąd mam wiedzieć, czy zespół, który buduję jest różnorodny?

Na rynku dostępne są bardzo różne metody badania członków zespołu pod kątem ich potrzeb, motywacji i osobowości. Skutecznym narzędziem jest np. Reiss Motivation Profile, pozwalający na diagnozę unikalnego zestawu nasilenia 16 motywatorów człowieka. 

Dzięki takiej diagnozie każdego z członków zespołu możemy poznać ogólnozespołową charakterystykę oraz zauważać ewentualne braki na poziomie zespołu, tak aby efektywniej organizować grupy i komunikować cele.

Krok 2: Konsultuj się na zewnątrz

Kultura wsparcia
Radzenie się jest podstawą rozwoju organizacji

W Polskiej kulturze zarządzania, prośba o wsparcie często jest uważana za słabość i nieradzenie sobie z tematem. A te dwie rzeczy to już prosty krok do wniosku o niekompetencji. Tymczasem jest wiele kultur zarządzania w których konsultowanie się, radzenie się (kogoś) jest podstawą rozwoju organizacji. 

Oczekiwanie od samego siebie, że będzie się znało odpowiedzi na każde pytania i wiedziało jak podjąć absolutnie każdą decyzję jest wymaganiem nierealnym.

Zdecydowanie łatwiej jest nam rozwiązywać nasze problemy wtedy kiedy dowiemy się jak zrobili to inni, albo też jak innym dane działanie nie przyniosło rozwiązania.

Krok 3: Słuchaj członków zespołu

Czasy, w których jedna osoba była w stanie wiedzieć wszystko i o wszystkim, wyczuwać trendy, panować nad zespołem, merytorycznie znać się na tym, co robią w zespole poszczególni jego członkowie, już minęły. Przy tak galopującym postępie technologicznym jest to po prostu niemożliwe.

Co więcej, dochodzi do sytuacji, w której doświadczenie w danym zakresie nie powoduje, że jesteśmy w stanie podejmować bardziej adekwatne decyzje. Członkowie twojego zespołu mają wiedzę, śmiało sięgaj i korzystaj z niej.

Krok 4: Stwórz przestrzeń do rozmowy

Efektywna współpraca w zespole
Stwórz przestrzeń do rozmowy

Zarządzając zespołem często ograniczamy się tylko do tego, że delegujemy zadania i oczekujemy ich wykonania w danym czasie. Nie zagłębiamy się w poznanie co kto myśli, czy każdy w zespole rozumie co jest od niego wymagane, czy w końcu zasoby nie są marnowane. To błąd!

Idąc tą drogą zespół traci bardzo dużo czasu na wojny podjazdowe, konfliktowanie się i rzecz jasna na zajmowanie się mówieniem o tym, jak niezadowolony jest z menadżera. 

Jeżeli nie damy zespołowi przestrzeni do rozmowy, jeżeli nie będziemy poświęcali czasu na to, aby ludzie mogli się „wygadać” oni i tak będą to robili. Tylko w sposób, który nic nam nie przyniesie z punktu widzenia realizacji celów. Aby uniknąć takich sytuacji zadbaj o czas na rozmowę, wyjaśnianie i przedstawienie przez członków zespołu własnego zdania.

A co jeżeli nie czuję się na siłach, aby rozmawiać?

Spokojnie są do tego narzędzia. Przykładem takiego rozwiązania są Otwarte Karty (do użycia również w wersji online). Zestaw dzięki któremu ludzie, nawet Ci którzy mają problemy z prowadzeniem konwersacji, są nam w stanie coś o sobie powiedzieć.

Narzędzia HR
Narzędzia szkoleniowe online

Krok 5: Zwracaj uwagę na szkodliwe nawyki, które pojawiają się w pracy zespołowej

Ludzie którzy ze sobą przebywają każdego dnia przez kilka godzin, wpadają w wiele pułapek nawykowego myślenia i działania. Tego rodzaju pułapki to innymi słowy skróty myślowe, których tym więcej w naszej współpracy, im dłużej ze sobą pracujemy i im bardziej wpadamy w przekonanie, że doskonale się znamy i wszystko o sobie wiemy.

Syndrom myślenia grupowego hamuje indywidualne krytyczne myślenie, promuje uległość, prowadzi do poczucia jednomyślności, nieomylności przez grupę, a faktycznie skutkuje podejmowaniem fatalnych decyzji.

Więcej o wpływie nawyków myślenia na codzienne decyzje przeczytacie w książce Daniela Kahnemana „Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym”. Aby pracować z zespołem w tym obszarze, warto sięgnąć po karty Decision thinking  prezentujące 70 różnych nawyków wpływających na pracę.

Karty Decision thinking
Zbadaj nawyki myślenia w swoim zespole

Krok 6: Naucz się ufać

Zaufanie w pracy grupowej to w Polsce temat wyjątkowo trudny. Nikt nikogo nie uczy zaufania. W szkole premiowana jest indywidualność i konkurencyjność. W dzieciach nie rozwija się umiejętności pracy zespołowej. A podstawową kompetencją do tego rodzaju działania jest zaufanie.

Bez zaufania trudno o mądre delegowanie zadań. Równie dużym wyzwaniem jest konsultowanie swoich wątpliwości (bo z kim, skoro nikomu nie ufam), nie mówiąc już o otwartości na różnorodność (przecież to może być zagrożenie).

Bez zaufania nie ma zaangażowania

Zaufanie jest podstawą zaangażowania. Jeżeli uda nam się stworzyć zespół w którym jest miejsce na zaufanie, to jednocześnie też budujemy grupę, której członkowie są zaangażowani. Nie potrzebujemy wydawać wówczas środków na sztuczne działania, które mają to zaangażowanie pobudzić, bo ono po prostu jest. Jest naturalną konsekwencją zaufania.

Nauka zaufania nie jest niczym łatwym. Wymaga zmiany w systemie myślenia o świecie, a także spojrzenia na otaczającą rzeczywistość w zupełnie innym świetle. Największy poziom zaufania w zarządzaniu przejawiają zespoły o turkusowym modelu. Warto przeczytać książkę „Pracować inaczej” Fredrica Laloux.

Turkusowy model zarządzania
Efektywna współprca w turkusowym modelu zarządzania

Czy o współpracę ma dbać tylko menadżer?

Nie! Znowu nie chodzi o to, aby jedna osoba (zarządzająca) zdobyła cały wachlarz tych kompetencji. Należy dobierać członków zespołów, aby oni mieli te umiejętności lub by tak stawiać cele szkoleniowe w firmie, by to właśnie te aspekty były rozwijane.

Cechy efektywnie współpracujących zespołów

* Członkowie zespołu są otwarci na siebie nawzajem

cechy efektywnych zespołów
Członkowie są otwarci na siebie

Są ciekawi drugiego człowieka, zdolni do przyjęcia innej niż swoja perspektywa patrzenia. Są w stanie budować wartość na styku różnych perspektyw. Wszystkie osoby tworzące zespół czują, że mogą wnosić do niego swój potencjał i że będzie on uwzględniony. Są też otwarci na zmianę, które może się zadziać w każdej chwili.

* Ludzie mają czas i przestrzeń do tego, aby ze sobą rozmawiać

Zebranie zespołu
Jest przestrzeń do rozmowy

Sama realizacja celów nie buduje zespołu. Można się „spiąć” i w krótkim czasie zrealizować wspólnie jakieś zadanie, ale to nie oznacza, że mam zbudowany zespół na lata. 

Długotrwałość pracujących ze sobą grup jest jednym z większych wyzwań współczesnego zarządzania. Stworzenie przestrzeni i czasu do rozmowy (pogłębionej), buduje relacyjność między członkami zespołów, a ta ma przełożenie na lepszą współpracę w zespole.

* Popełnianie błędu jest akceptowane i przyjmowane jako naturalna część pracy

Wartościowy feedback
Błąd to naturalna część pracy

Nastawienie na działanie, w którym nie popełniamy błędów jest… jednym z głównych błędów jakie można popełnić przy budowaniu efektywnej współpracy w zespole.

Nie jest realnym stworzenie zespołu, w którym nikt nie popełnia błędu. Możliwe jest natomiast zbudowanie grupy, w której z błędów, jesteśmy w stanie wyciągać mądre wnioski.

* Niewiedza jest akceptowana i uwzględniana w procesie zarządzania

Nastawienie na to, że wszyscy muszą wiedzieć wszystko jest blokerem efektywnej pracy zespołowej. Jest zupełnie niepotrzebne, aby ludzie musieli się ciągle dokształcać, zwłaszcza w obszarach, które są dla nich trudne.

Znacznie skuteczniejsze jest dobre mapowanie wiedzy/niewiedzy w zespole i dopasowywanie kierunków rozwoju pod zasoby.

Bazowanie na mocnych stronach członków zespołu, a nie ciągłe drążenie słabych. Warto czasem dokonać korekty strategicznej i pójść w kierunku dopasowanym do zespołu, niż na siłę próbować rozwijać i zmieniać zespół pod strategię.

* Swobodnie można sięgać po wsparcie

W dobrze współpracujących zespołach ludzie mają poczucie, że pomoc jest dla nich dostępna. Nie boją się po nią sięgać, ale też wiedzą, że mogą ją uzyskać. 

Potrzeba wsparcia nie jest uznawana za brak kompetencji. Bardziej patrzy się na nią jak na silną świadomość własnych zasobów, oraz urealnienie, dzięki któremu możliwe jest adekwatne zarządzanie organizacją.

* Ludzie sobie dziękują za wykonaną pracę

Dziękuję

Słowo dziękuję to najbardziej deficytowe słowo w polskich firmach. Bliżej jest nam do podpisania się pod sformułowaniem, że „robota ma być wykonana i tyle”, niż pod tym, że cieszymy się, albo jesteśmy wdzięczni za wykonaną pracę. 

Linia tej wdzięczności może przebiegać w różnych kierunkach. Nie tylko zarządzający mogą dziękować zespołowi, ale też w dobrze funkcjonujących grupach, to zespół może dziękować menadżerowi.

Kiedy ludzie dobrze rozumieją, że spotkali się w tym danym miejscu i czasie po to, aby razem zrealizować cel, który im wszystkim służy, to wówczas nie ma problemu z wdzięcznością w ramach pracy zespołowej.

*Feedback jest wartościowym narzędziem

Feedback narzędzie zmiany
Wartościowy feedback rozwija

Mówi się dużo o tym jaki feedback jest ważny i że koniecznie każdy musi umieć go dawać dobrze. Można zaobserwować ciekawą konsekwencję takiego stanu rzeczy, mianowicie to, że w zespołach pojawiło się bardzo dużo sztucznego, wyuczonego feedbacku. Stosowane są frazy zgodne z określonym szablonem, jednak nie jest to informacja zwrotna, która wnosi do zespołu realną wartość.

W dobrze funkcjonujących zespołach feedback jest szczery, wspierający, rozwijający, zwracający uwagę na siły i rzucający światło na obszary do poprawy.

Wdrożenie tych 6 kroków do waszego zespołu polepszy współpracę i z pewnością zwiększy jego efektywność. Jakie są Wasze doświadczenia? Podzielcie się z nami w komentarzach.