Dodaj nagłówek

Jak skutecznie przeprowadzić onboarding pracownika w 3 krokach.

Przeczytanie zajmie Ci: 10 min.

Onboarding pracownika jest szczególnie ważny dla zoptymalizowania kosztów firmy. Nie warto przechodzić nad tym procesem w sposób nie zaplanowany, bo ma on ogromny wpływ na to jak długo zostanie z nami dany pracownik, czy będzie nam dostarczał tego czego potrzebujemy i czy firma będzie się rozwijała.

  • wdrożenie merytoryczne,
  • nawiązanie relacji,
  • zbudowanie zaufania i poczucia przynależności,

Musi być przeprowadzony w sposób ustrukturyzowany i celowy, aby nie generował nadmiernych kosztów dla firm.

Mam dla Was najważniejsze statystyki, które ułatwią Wam zrozumienie jak ważny jest to proces, kilka przykładów rozwiązań którymi można onboarding usprawnić oraz przykład na ciekawe działanie, które w 1 godzinę dało spektakularne efekty.

Onboarding pracownika statystki
Onbarding pracownika kluczowe etapy

Onboarding pracownika – jakie przynosi korzyści

  • statystyki, które uświadomią nam ile tracimy na złym onboardingu,
  • etapy onboardingu wraz z przykładami rozwiązań do każdego etapu,
  • najciekawsze sposoby na szybki onboarding,

Ile możesz stracić na źle przeprowadzonym onboardingu pracownika?

Onboarding pracownika – konsekwencje

Źle przeprowadzany onboarding generuje ogromne koszty i jest źródłem dużych biznesowych problemów. Temat, który czasem jest traktowany jako konieczny dodatek do innej pracy, jest tak naprawdę kluczowy dla sprawnie działającej firmy. Liczy się tutaj bardzo czas, zaangażowanie i przemyślane działania. Nie warto oszczędzać na onboardingu pracownika, bo niewielkie oszczędności w tym obszarze, odbiją się kosztami w dłuższej perspektywie. Warto pamiętać, że sprawnie przeprowadzany onboarding to też mniej rekrutacji w przyszłości. A o tym jak duże są koszty tego procesu, chyba nie trzeba specjalnie wspominać.

1. Koszty organizacyjne rotacji pracowników są bardzo wysokie (100 – 300%).

Najważniejsza ze statystyk jest taka że: Koszty organizacyjne rotacji pracowników szacowane są na od 100% do 300% wynagrodzenia zastępowanego pracownika (źródło). Wydaje mi się, że jest to tak istotna dana, że powinna otwierać oczy na to jak ważny jest dobrze przemyślany proces adaptacji pracownika. Zatrudnianie coraz to nowych osób jest bardzo drogie. Tutaj prezentuję dane finansowe, które to pokazują, ale do tego trzeba doliczyć czas poświęcony na ten proces (ktoś wdraża nową osobę) oraz to, że tak naprawdę sprzedajemy nasze know – how komuś kto za chwilę wyniesie go na zewnątrz. Więc zła adaptacja pracownika to seria kosztów i brak zysków.

Onboarding pracownika, a koszty rotacji

2. Dobrze przeprowadzony onboarding pracownika radykalnie (69%!) wpływa na długotrwałość zatrudnienia.

69% pracowników chętniej zostanie w firmie przez trzy lata, jeśli doświadczyli dobrze przeprowadzonego onboardingu (źródło). Dobrze przeprowadzony onboarding to taki w którym wszystkie jego kluczowe etapy są skrupulatnie zaplanowane i realizowane zgodnie z zamierzeniami. Kluczowe jest tutaj dobre rozpracowanie procesów i dobranie adekwatnych rozwiązań.

Pracownik lojalny przez trzy lata to na współczesne warunki bardzo długi czas i co z tym związane duży zysk dla firmy. 69% to jest bardzo wysoki wynik! Warto zwrócić szczególną uwagę na tą daną. Zaplanowanie działań związanych z adaptacją nowego pracownika to jest proces, który trzeba zaplanować, ale jak pokazują dane jest to działanie, które świetnie się zwraca się w długiej perspektywie czasu.

Onboarding pracownika, a długotrwałość zatrudnienia

3. Onboarding pracownika ma ścisły wpływ na produktywność (+50%).

Organizacje ze standardowym procesem onboardingu doświadczają o 50% większej produktywności nowych pracowników (źródło). Praca nad produktywnością pracowników to działanie na które firmy wydają bardzo dużą część swojego budżetu szkoleniowego. Tymczasem można o nią zadbać już na poziomie właściwie przeprowadzonej adaptacji pracownika.

Jeżeli zadbamy o to, aby każdy krok był przemyślany i celowy, aby faktycznie ten proces rozłożyć na czynniki pierwsze i zadbać o nową osobę, możemy obniżyć koszty pracy nad produktywnością w przyszłości. 50% w tym obszarze to naprawdę bardzo dużo i coś o co warto zawalczyć.

Jak dobry onboarding pracownika zwiększa produktywność

4. Faza onboardingu pracownika to wciąż etap w którym on się waha co do podjętej decyzji (o zatrudnieniu).

65% pracowników jest przekonanych, że mogą znaleźć lepszą pracę gdzie indziej, oferującą większe wynagrodzenie (źródło). Myśląc o projektowaniu procesu adaptacji nowego pracownika warto też wiedzieć, że ludzie których zatrudniamy – w przeważającej większości – mają w głowie to, że jeszcze mogą odejść i że gdzieś indziej będzie im lepiej.

Warto o tym myśleć, bo to na etapie adaptacji najłatwiej jest im te decyzje podejmować (nie mają przywiązania, wciąż spływają do nich nowe oferty w wyniku uczestnictwa w wielu procesach rekrutacji do których wcześniej przystąpili).

Na co zwrócić uwagę przy onboardingu pracownika

5. Nowy pracownik zaczyna efektywnie pracować dopiero po 8 miesiącach o momentu zatrudnienia.

8 miesięcy zajmuje dojście do tego momentu w którym nowy pracownik zacznie nam dostarczać wartość dla której go zatrudniliśmy (źródło). Zatem jeżeli w tym czasie nie zadbamy odpowiednio o to, aby dobrze się czuł w naszej organizacji, to mamy ogromną szansę na to, że nawet do tego momentu nie dotrzemy.

Poniesiemy wszystkie koszty rekrutacji, poświęcimy czas, ale nie dotrwamy wspólnie do momentu w którym ta transakcja nam się zacznie zwracać. Także pierwsze dni, tygodnie są absolutnie kluczowe dla optymalizacji kosztowej procesów rekrutacyjnych oraz dla rozwoju naszego biznesu.

Jak długo trwa onboarding pracownika

3 najważniejsze etapy udanego onboardingu wraz z rozwiązaniami, które je ułatwiają.

Absolutnie nieodzownymi etapami skutecznego onboardingu pracownika są:

  • wdrożenie merytoryczne,
  • nawiązanie relacji,
  • zbudowanie zaufania i poczucia przynależności,

Wdrożenie merytoryczne.

Platformy onboardingowe (wykorzystanie nowych technologii w onboardingu).

Na rynku jest wiele dostępnych narzędzi do onboardingu. Są świetne platformy, które dbają w sposób kompleksowy o cały proces. Przykładam takich rozwiązań są te oferowane przez HCM Deck. Platforma dzięki której można zaopiekować się nowym pracownikiem od A do Z. Taka platforma pozwala na stworzenie zróżnicowanego programu szkoleniowego złożonego z modułów, video, webinarów, ankiet i nie tylko.

Spersonalizowany i angażujący, aby nowe osoby w zespole szybko i chętnie przyswajały wiedzę o nowym miejscu. Pozwala także na analizowanie feedbacku i dokonywanie zmian na bieżąco, co jest szczególnie istotne jeżeli weźmiemy pod uwagę jak niewiele czasu mamy na to, aby przeprowadzić skuteczny onboarding pracownika.

Onboarding pracownika - platforma do zarządzania procesem
Onboarding pracownika – platforma do zarządzania procesem

Video explainery (wykorzystanie video w onboardingu)

Krótkie filmy wyjaśniające najważniejsze procesy w firmie. Raz wykonane mogą być odtwarzane wielokrotnie. Nie trzeba za każdym razem tracić czasu na to, aby opowiadać te same historie. Co więcej, z racji tego, że jest to nagranie to umożliwia ono wielokrotne odtwarzanie (nowy pracownik może zawsze wrócić do tematu).

Onboarding pracownika – video explainer

2. Nawiązanie relacji

Bez nawiązania relacji nie będziemy w stanie sprawić, że pracownik będzie chciał angażować się pracę, a co za tym idzie, że uda nam się go zatrzymać na dłużej. Kiedyś ten obszar był ignorowany (uważano, że relacje budują się same i w międzyczasie), ale z biegiem czasu okazywało się, że zupełnie nie działa to w ten sposób. Warto zainwestować w rozwiązania z tego obszaru, ponieważ są one podstawą onboardingu pracownika. Dobrym pomysłem jest np.:

Gra szkoleniowa

Otwarte Karty – narzędzie, które ułatwia bardzo szybkie poznanie się nowych osób. Każdy z nas przychodzi do firmy ze swoimi przyzwyczajeniami i nawykami z poprzednich miejsc pracy. Dotyczy to przede wszystkim sposobu komunikacji. Trudno jest to zobaczyć i zdekodować na pierwszy rzut oka. To są słowa, które bardzo wpływają na efektywność pracy i jakość współpracy, ale trudno jest je wychwycić.

Narzędzie, które w szybki sposób pozwala na opowiedzenie sobie o tym jak interpretujemy pewne sformułowania (często używane w pracy), co dla nas znaczą, czy nas motywują, czy demotywują. Wszystko w dobrej atmosferze i tak naprawdę w krótkim czasie, bo już po godzinie zarówno nowy pracownik, jak i wszyscy którzy pracują w danym miejscu już długo będą o sobie wiedzieli znacznie więcej.

Takie poznanie się znacznie przyspiesza współpracę i wdrożenie do zespołu, a to powoduje, że przyspieszamy onboarding nowego pracownika i to na tym poziomie na którym zrobić to najtrudniej (czyli relacyjnym).

Co ważne narzędzie może być używane zarówno offline jak i online!

Onboarding pracownika narzędzia
Onboarding pracownika – Otwarte Karty

3. Zbudowanie zaufania i poczucia przynależności,

Gadżety.

Bardzo niedocenianym, ale też niezwykle istotnym wątkiem onboardingu są kwestie związane z brandingiem. Pakiet rozwiązań wizualnych, które są nośnikiem identyfikacji wizualnej nowego pracodawcy to ważny element wchodzenia na pokład nowej osoby. Ktoś musi zobaczyć i poczuć, że znajduje się w jakiejś firmie, która niesie określone wartości i wygląda w bardzo konkretny sposób.

Z punku widzenia zarządzania firmą jako całością może się to wydawać błahe i poboczne, ale w kontekście budowania przynależności do miejsca i zespołu jest to istotne. Także zadbanie o welcome pack z przydatnymi do pracy gadżetami firmowymi to ważny element budowania przynależności.

Tego rodzaju rozwiązania wcale nie muszą być drogie, albo skomplikowane. Wręcz przeciwnie! Często najlepiej sprawdzają się rzeczy lekki, proste i zabawne. Może to być kubek z bradingiem i fajnym hasłem budującym przynależność do grupy, koszulka ze śmiesznym napisem, którą ktoś chętnie założy, a równocześnie będzie się czuł częścią firmy (bozadbamy o branding).

Warto nie podchodzić do rozwiązań onboardingowych z tego zakresu śmiertelnie poważnie. To ma budować przynależność, a nie poczucie nadmiernej korporacyjności zasad. Dlatego humor jest bardzo wskazany!

Onboarding pracownika narzędzia
Onboarding pracownika – proste rozwiązania graficzne <- opisz co jest na zdjęciu i do czego to służy

Mentoring.

Mentoring jest świetnym – bo bardzo personalnym – sposobem na zbudowanie poczucia przynależności do danego miejsca i zadbanie o to, aby nowa osoba w danej firmie poczuła się dobrze. Co prawda dobre samopoczucie trudno wpisać jest w tabele excela (jest trudno mierzalne), ale dążenie do niego jest szalenie istotnym elementem dobrego onboardingu.

Mentoring to relacja nastawiona na doświadczanie, odkrywanie i poznawanie. Osoba mając więcej doświadczenia w danym zakresie wspiera tą, która ma go mniej. W związku z faktem, że jest to metoda relacyjna (spotyka się w niej dwoje ludzi) jest to jedna z najskuteczniejszych metod, zwłaszcza dla pracowników młodszych stażem. Sprawdzi się szczególnie, gdy:

  • Zatrudniamy kogoś do jego pierwszej pracy – warto mieć świadomość, że wprowadzenie do pracy kogoś kto jeszcze nigdy nie pracował jest odmiennym procesem niż wprowadzanie kogoś w nową strukturę.
  • Funkcjonujemy w mocno zhierarchizowanej strukturze (aspiracyjnej), takiej w której nie ma miejsca na równą relację. Dzięki obecności mentora od razu wprowadzamy także w strukturę danej firmy.

Bardziej równowściową metodą onboardingu z udziałem człowieka jest wprowadzenie postaci „buddy”, czyli kumpla. Osoby, która w sposób koleżeński pomaga w adaptacji nowego pracownika

Buddy w procesie adaptacji sprawdzi się szczególnie, gdy

  • Tworzymy spłaszczoną, nie hierarchiczną strukturę,
  • W firmach w której nie ma zbyt dużej rozpiętości wieku między pracownikami.
Onboarding pracownika mentoring
Onboarding pracownika – mentoring

Szybki onboarding relacyjny, czy to możliwe? Case study.

Co jest najważniejsze w skutecznym onboardingu pracownika? Czy wdrożenie merytoryczne (jak najszybsze doprowadzenie do tego, aby nowy pracownik zaczął skutecznie pracować), czy też wprowadzenie nowej osoby do zespołu w ujęciu relacyjnym. To trochę jak zastanawianie się nad tym co było pierwsze: jajko, czy kura ;).

Naszym zdaniem najlepsze rozwiązanie to takie w którym zaczniemy od czegoś szybkiego relacyjnego, a później przejdziemy do merytoryki. Pytanie tylko jak szybko nawiązać relacje? Czy to w ogóle możliwe? Aby osoba stała się członkiem danego zespołu i mogła w jego ramach współpracować konieczne jest wzajemne poznanie się. I wcale nie chodzi do końca o poznanie wzajemnych preferencji kulinarnych, albo listy ulubionych filmów.

Dużo bardziej istotne jest dowiedzenie się tego w jaki sposób ktoś lubi się komunikować. Co go motywuje, a co demotywuje. Zdekodowanie przyzwyczajeń wyniesionych z poprzednich miejsc pracy. Odkrycie, czy ktoś lepiej czuje się w hierarchicznych modelach, czy bardziej w otwartych, równościowych. Ma to ogromne znaczenie dla tempa adaptacji.

Onboarding pracownika narzędzia
Onboarding pracownika Otwarte Karty

Korzystając z narzędzia Otwarte Karty prowadziliśmy warsztat onboardingowy dla nowej osoby w zespole. Było kilka wyzwań z tym związanych, między innymi takie, że: nowa pracowniczka była zdecydowanie młodsza od pozostałych osób, ponadto była jedyną kobietą, co więcej pozostałe osoby pracowały ze sobą ponad 5 lat, więc wszyscy (oprócz niej) byli bardzo zgrani.

W momencie w którym robiliśmy warsztat kończył się jej pierwszy miesiąc pracy. Okazało się, że nowa osoba (Kasia) przez ten czas, na poziomie relacji, nie była w stanie się wdrożyć do zespołu. Uruchomiliśmy rozgrywki z obszaru onboardingu, podczas których każda z osób miała możliwość opowiedzenia o sobie i wypowiedzenia się.

Dla Kasi był to pierwszy moment w którym w ogóle miała możliwość powiedzenia tej grupie czegoś o sobie! Co ciekawe dla jej współpracowników było szalenie zaskakujące to jaką jest osobą i ile jeszcze może wnieść do zespołu (co wcześniej nie przyszło im do głowy).

Rozgrywka trwała 1 godzinę. Był to czas potrzebny do uruchomienia procesu poznawania się, który po rozgrywce przebiegł już bardzo płynnie. Otwarte Karty dały czas, przestrzeń, dodały odwagi i wzbudziły ciekawość. Reszta wydarzyła się sama w bardzo szybkim tempie.

Onboarding pracownika case study.
Onboarding pracownika case study

Jeżeli chcesz się dowiedzieć jak szczegółowo przeprowadzić rozgrywkę, która pomoże w onboardingu pracownika zerknij tutaj.

Jeżeli zainteresował Cię bardziej temat Otwartych Kart skorzystaj z darmowego webinaru.

Teraz Twoja kolej

5 1 głos
Jak podoba Ci się ta treść?
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments

Urszula Szwed